Samlingsförvaltningen på SMTM präglas av fyra förhållningssätt.

  1. Professionalitet: etiska och juridiska aspekter ska genomsyra beslut och ageranden.
  2. Långsiktighet, hållbarhet och kostnadsmedvetenhet: samlingarna och dess förvaltning ska dimensioneras efter detta.
  3. Dokumentation: processerna i samlingsförvaltningen ska dokumenteras utefter fastställda rutiner. Då uppnås spårbarhet och personoberoende i samlingsförvaltningen.
  4. Användning och spridning: samlingsförvaltningen ska sträva efter att tillgängliggöra samlingarna på olika sätt, digitalt eller genom forskning, utställning och utlån exempelvis.

Den internationella standarden Spectrum utgör en grund i hur SMTM:s samlingsförvaltning hanteras. SMTM arbetar systematiskt med att implementera standardens rekommendationer i varje process genom att upprätta riktlinjer och rutiner. 

Varje process har sina riktlinjer. Nedan följer korta beskrivningar av två av dem. Länkar till samtliga riktlinjer i sin helhet finns längst ned på sidan.

Insamling

En viktig del i SMTM:s uppdrag är att berika samlingarna genom nyförvärv. Det görs både genom proaktiva insamlingar, till exempel samtidsdokumentationer, och reaktiva insamlingar, till exempel erbjudanden om gåvor. Målet med insamlingen är att öka kunskapen om myndighetens ämnesområde: det maritima och transporthistoriska kulturarvet.

SMTM gör noggranna bedömningar innan ett material samlas in. Exempelvis samlar SMTM inte in dubbletter, material som helt saknar kontextinformation eller som kommer med särskilda förbehåll. Stor vikt fästs vid att materialet kan berätta relevanta historier om människor, platser, aktiviteter, händelser och skeenden som skapar en närvaro i historien.

SMTM:s museer ansvarar för följande ämnesområden:

  • Marinmuseums samlingar: Sveriges sjöförsvar från 1522 till idag
  • Sjöhistoriska museets samlingar: Sveriges sjöfart och maritimt kulturarv
  • Vasamuseets samlingar: Skeppet Vasa och dess bärgning, utgrävning och konservering
  • Järnvägsmuseets samlingar: Sveriges järnväg och dess kulturarv
  • Väg- och trafikhistoriska samlingarna: Sveriges vägorganisation och dess kulturarv
  • Arlanda flygsamlingar: Sveriges civilflyg.

Det insamlade materialet dokumenteras, tillgängliggörs på internet i den mån det går samt bevaras i samlingarna för framtida forskning och utställning.

Erbjudande av gåvor till museisamlingarna ställs till registrator via e-post.

SMTM gör inte ekonomiska värderingar av objekt, varken ur myndighetens samlingar eller andra kulturhistoriska objekt. SMTM:s uppgift är att se till de kulturhistoriska värdena.

Utlån

SMTM erbjuder utlån ur myndighetens samlingar, eftersom det är ett sätt att tillgängliggöra dem och sprida kunskap om det maritima och transporthistoriska kulturarvet till en större publik och på fler platser i Sverige och utomlands. Utlånen ses som en del av SMTM:s uppdrag och därför tas ingen administrativ avgift för utlånen.

Utlån sker främst till andra museer eller verksamheter med publik verksamhet. Privatpersoner äger inte rätt att låna ur SMTM:s samlingar. 

Inför varje utlån görs en bedömning av syfte, säkerhet och klimat för lånet och låntagaren förbinder sig att följa myndighetens villkor för lån. Alla lån är tidsbegränsade och ansökan om ett lån ska ha inkommit senast tre månader innan önskad låneperiod, för internationella lån gäller sex månader.

Ansökan om utlån ställs till registrator via e-post. 

Riktlinjer för samlingsförvaltning

Nedan finns de riktlinjer som gäller inom samlingsförvaltningen. Ett övergripande stöd för samtliga processer är samlingsförvaltningspolicyn. I den klargörs målsättningar och principer för samlingsförvaltningen som helhet.